Konsep Modul CRM
Halaman ini menjelaskan untuk apa modul CRM ada, istilah yang dipakai di dalamnya, dan urutan menyiapkannya. Baca ini lebih dulu sebelum membuka form mana pun — terutama kalau tim Anda belum pernah memakai CRM.
Masalah yang Dipecahkan
Tanpa CRM, tiga hal ini hidup di kepala orang atau di buku tulis, dan ikut hilang saat orangnya pindah kerja:
- Calon pelanggan yang belum jadi. Sebelum ada modul ini, satu-satunya tempat mencatatnya adalah master Pelanggan — sehingga calon yang belum tentu membeli ikut mengotori daftar pelanggan, laporan penjualan, dan daftar piutang.
- Rencana dan bukti kunjungan. Siapa mengunjungi outlet mana hari ini, dan apakah kunjungan itu benar-benar terjadi.
- Alasan sebuah peluang gagal. Kalah karena harga, karena stok, atau karena tidak layak kredit — jawabannya menentukan apa yang harus diperbaiki.
Kenapa CRM di Dalam Zayeen, Bukan Aplikasi Terpisah
- Riwayat penjualan, piutang, dan komisi sudah ada di database yang sama. Pertanyaan seperti "outlet mana yang berhenti order" atau "siapa yang kunjungannya banyak tapi ordernya kecil" cukup dijawab laporan, bukan proyek integrasi.
- Nilai peluang yang menang diambil dari Sales Order yang sungguh terbit — bukan angka yang diketik ulang. Angka di CRM karena itu tidak akan berbeda dari laporan penjualan.
- Salesman, divisi, dan hak aksesnya memakai master yang sudah ada. Tidak ada daftar pengguna kedua yang harus diurus.
Dua Jenis Pekerjaan yang Dilayani
Keduanya berbeda ritme, dan modul ini melayani keduanya. Jangan hanya memakai yang pertama.
| Jenis Pekerjaan | Isinya | Form yang Dipakai |
|---|---|---|
| Akuisisi akun baru | Mencari outlet yang belum jadi pelanggan, menilai kelayakan kreditnya, sampai akhirnya dibukakan akun. | Prospek → Peluang → Konversi jadi Pelanggan |
| Pengelolaan outlet berjalan | Kunjungan rutin, order ulang, penagihan, dan membangunkan outlet yang berhenti order. Inilah 80% pekerjaan harian salesman distributor. | Rencana Kunjungan → Aktivitas → laporan Kunjungan Hari Ini, Coverage, dan Outlet Dormant |
Kalau modul ini hanya dipakai untuk yang pertama, ia akan terasa seperti pekerjaan tambahan tanpa hasil. Yang membuatnya berbayar adalah yang kedua.
Istilah yang Dipakai
| Istilah | Artinya di modul ini |
|---|---|
| Prospek (lead) | Calon pelanggan yang belum pernah dibukakan akun. Belum ada di master Pelanggan. |
| Peluang (deal) | Satu kesempatan penjualan yang sedang diperjuangkan pada satu prospek atau pelanggan — misalnya pembukaan akun baru atau kontrak harga. |
| Tahap / pipeline | Urutan langkah yang dilalui sebuah peluang, dari Prospek sampai Menang atau Kalah. Papan Pipeline menampilkannya sebagai kolom. |
| Aktivitas | Satu interaksi: kunjungan, telepon, WhatsApp, meeting, atau penagihan. Bisa berupa rencana (belum dikerjakan) atau catatan hasil. |
| Coverage | Berapa banyak outlet terjadwal yang benar-benar dikunjungi dalam satu periode. |
| Effective call | Berapa banyak kunjungan yang menghasilkan Sales Order. Kunjungan banyak dengan effective call rendah berarti waktunya habis tanpa hasil. |
| Drop size | Rata-rata nilai order per kunjungan yang berhasil. |
| Outlet dormant | Pelanggan yang pernah order lalu berhenti selama sekian hari. |
Urutan Menyiapkan (Sekali di Awal)
- Buka Tahap Pipeline dan tekan tombol Isi Tahap & Sumber Bawaan. Enam tahap dan lima sumber prospek langsung terisi. Tombolnya aman ditekan berkali-kali: ia hanya mengisi kalau tabelnya masih kosong.
- Periksa master Salesman: isi field Karyawan pada tiap salesman. Tanpa itu tombol kunjungan tidak bisa dipakai, karena bukti kunjungan (GPS dan jam) menempel pada data karyawan, bukan pada salesman.
- Pastikan tiap salesman juga punya pengguna aplikasi sendiri, dan karyawannya tertaut ke pengguna itu.
- Periksa Grup Pelanggan: tiap grup harus punya akun piutang dan akun-akun lain yang benar. Konversi prospek mengambil akun-akun itu dari grupnya.
- Isi Rencana Kunjungan untuk tiap salesman: outlet mana dikunjungi hari apa. Ini yang membuat laporan Kunjungan Hari Ini dan Coverage punya isi.
- Baru setelah itu, mulai mencatat Prospek, Peluang, dan Aktivitas.
Kalau langkah 2 dan 3 dilewati, semua yang lain tetap jalan — hanya kolom "terverifikasi" di laporan yang akan selalu kosong.
Ritme Harian yang Disarankan
- Pagi: salesman absen seperti biasa, lalu membuka laporan Kunjungan Hari Ini. Di sana sudah ada daftar outlet urut singgah, lengkap dengan piutang jatuh tempo dan berapa lama outlet itu tidak order.
- Di tiap outlet: buka form Aktivitas, tekan Mulai Kunjungan, kerjakan kunjungannya, lalu tekan Tutup Kunjungan dan isi hasilnya.
- Kalau kunjungan menghasilkan order, buat Sales Order seperti biasa lalu sebutkan nomornya di aktivitas — dari situlah effective call dihitung.
- Sore: supervisor membuka Coverage & Effective Call dan Kinerja Salesman.
- Mingguan: buka Outlet Dormant, pilih yang nilainya besar, dan masukkan ke rencana kunjungan minggu depan.
Aturan yang Ditegakkan Aplikasi
Beberapa hal sengaja ditolak aplikasi. Semuanya punya alasan yang sama: menjaga angka CRM tetap sama dengan angka penjualan dan keuangan.
- Peluang yang ditandai Menang wajib menyebut Sales Order-nya. Tanpa itu, corong penjualan akan menampilkan kemenangan yang tidak ada di laporan penjualan.
- Peluang yang Kalah wajib menyebut alasannya.
- Prospek hanya bisa dikonversi sekali, dan hanya kalau sudah punya grup pelanggan serta salesman.
- Kunjungan hanya bisa dimulai kalau salesman sudah absen hari itu, dan kunjungan berikutnya baru bisa dimulai setelah yang sekarang ditutup.
- Salesman yang rolenya dikunci hanya melihat prospek, peluang, aktivitas, dan rencana kunjungan miliknya sendiri — termasuk di Papan Pipeline.