Konsep Modul Proyek
Untuk apa modul Proyek ada, bagaimana biaya dan pendapatan sampai ke sebuah proyek, dan urutan menyiapkannya sampai laporan laba rugi per proyek terisi. Baca ini dulu sebelum membuka form mana pun.
Apa yang Dikerjakan Modul Ini
Satu pertanyaan yang dijawab modul ini: proyek ini untung atau rugi, dan sudah berapa banyak anggarannya terpakai. Sasarannya usaha yang pekerjaannya berumur panjang dan punya anggaran sendiri - kontraktor, pengembang properti, software house, event organizer, bengkel proyek.
- Laba rugi per proyek dari buku besar yang sama dengan laporan keuangan perusahaan - bukan buku kedua.
- Anggaran vs realisasi per akun biaya, supaya pemborosan terlihat saat masih bisa dicegah.
- Rekap semua proyek dengan margin, progres fisik, dan serapan biaya bersebelahan.
- Rincian pekerjaan (WBS) sebagai sumber angka progres fisik.
Modul ini addon berbayar. Menunya, dan seluruh field Proyek di form transaksi, baru muncul sesudah fitur Proyek aktif di langganan Anda. Tenant yang tidak memakainya tidak melihat satu field baru pun.
Kenapa Angkanya Tidak Bisa Berbeda dari Laporan Keuangan
Proyek di Zayeen bukan buku biaya tersendiri: ia dimensi buku besar.
- Setiap dokumen membawa satu proyek di kepalanya. Saat dokumen diposting, seluruh baris jurnalnya ikut ditandai proyek itu.
- Laporan Laba Rugi per Proyek adalah laporan laba rugi perusahaan yang sama, dengan satu filter proyek tambahan. Karena itu ia tidak mungkin berselisih dari laba rugi perusahaan.
- Semua aturan yang sudah benar di posting ikut berlaku tanpa ditulis ulang: pembatalan, persetujuan, tutup buku, retur, dan penyesuaian.
- Konsekuensinya: kalau dokumennya tidak diisi proyek, biayanya tidak akan pernah muncul di laporan proyek - dan tidak ada galat yang memberi tahu. Itu satu-satunya disiplin yang dituntut modul ini.
Di Mana Proyek Diisi
Field Proyek muncul di kepala dua belas dokumen berikut. Isinya boleh kosong - dokumen tanpa proyek tetap sah, hanya tidak masuk laporan proyek.
| Dokumen | Yang dicatatnya untuk proyek |
|---|---|
| Permintaan Pembelian, Order Pembelian, Penerimaan Barang, Pembelian | Rantai pengadaan material dan jasa. Proyek ikut turun otomatis: diisi sekali di permintaan atau order, lalu terbawa ke penerimaan dan faktur. |
| Persediaan Keluar | Pemakaian material dari gudang ke proyek. Inilah dokumen yang mengubah material menjadi biaya proyek. |
| Penjualan, Order Penjualan | Penagihan dan nilai kontrak yang terealisasi. |
| Retur Penjualan, Retur Pembelian | Pengurang pendapatan dan biaya proyek. Proyeknya harus dipilih sendiri di layar retur - retur adalah dokumen berdiri sendiri, tidak mewarisi proyek dari faktur asalnya. |
| Jurnal Biaya, Jurnal Pendapatan | Biaya dan pendapatan proyek yang tidak lewat pembelian atau penjualan. |
| Jurnal Umum | Berproyek per baris, bukan per dokumen - jadi satu jurnal bisa membagi biaya ke beberapa proyek sekaligus. Proyek yang dipilih di kepala jurnal hanya menjadi nilai awal baris baru. |
Satu dokumen hanya bisa milik satu proyek. Satu faktur pembelian material untuk tiga proyek harus dipecah menjadi tiga faktur - atau dibebankan lewat Jurnal Umum yang berproyek per baris. Dua jenis dokumen sengaja tidak berdimensi proyek: kasir POS (POS adalah ritel) dan dokumen penerimaan piutang/pembayaran hutang (keduanya hanya memindahkan kas dan tidak menyentuh akun laba rugi, jadi laporan proyek tidak kehilangan apa pun).
Kenapa Biaya Material Belum Terlihat sebagai Biaya
Ini keberatan pertama yang hampir selalu muncul di minggu pertama, dan jawabannya ada di laporan.
- Membeli material untuk proyek mendebit akun Persediaan, bukan akun beban. Uangnya sudah keluar, tapi secara akuntansi materialnya belum terpakai - ia masih aset di gudang.
- Karena itu laporan proyek punya kolom Belum Jadi Biaya: nilai jurnal proyek yang mendarat di akun Persediaan atau Biaya Dibayar di Muka.
- Begitu material dikeluarkan ke proyek lewat Persediaan Keluar, angkanya berpindah dari Belum Jadi Biaya ke Realisasi. Total Terpakai - jumlah keduanya - tidak bergerak saat perpindahan itu.
- Serapan anggaran dihitung dari Total Terpakai, jadi anggaran yang sudah dibelanjakan terlihat sejak pembeliannya, bukan menunggu materialnya dipakai.
- Pembelian aset tetap untuk proyek (alat berat, kendaraan) sengaja tidak ikut: itu belanja modal, bukan biaya proyek.
Istilah
| Istilah | Artinya |
|---|---|
| Proyek | Satu pekerjaan berkode sendiri (misal PRJ-CITRA-01) dengan nilai kontrak, jadwal, dan anggaran sendiri. Kodenya diketik, bukan dinomori otomatis, karena dipakai di laporan dan dokumen. |
| Kelompok Proyek | Pengelompokan proyek: cluster untuk pengembang properti, jenis pekerjaan untuk kontraktor, lini produk untuk software house. Dipakai sebagai filter rekap. |
| Rincian Pekerjaan (WBS) | Daftar tugas proyek berkode 1, 1.1, 1.2. Tiap tugas punya bobot dan progres sendiri; dari keduanya lahir progres fisik proyek. |
| Anggaran Proyek | Rencana biaya per akun laba rugi. Bukan kategori bebas - akunnya sama dengan akun yang dipakai jurnal, supaya realisasinya tidak perlu dipetakan. |
| Progres Fisik | Rata-rata progres tugas WBS yang berbobot, ditimbang bobotnya. Diisi orang lewat progres tiap tugas. |
| Serapan Biaya | Total Terpakai dibagi total anggaran, dalam persen. Dibandingkan dengan progres fisik. |
| Proyek Internal | Proyek tanpa pelanggan dan tanpa pendapatan - pembangunan kantor sendiri, pengembangan produk sendiri. Kolom margin dikosongkan supaya tidak terbaca "rugi 100%". |
Urutan Menyiapkan
- Pastikan fitur Proyek aktif di langganan; menu Manajemen Proyek baru muncul sesudah itu.
- Bila perlu, buat Kelompok Proyek lebih dulu - boleh dilewati kalau proyeknya sedikit.
- Buat Proyek: kode, nama, pelanggan (kosongkan untuk proyek internal), divisi, manajer, nilai kontrak, dan jadwal.
- Isi tab Daftar Rincian Pekerjaan: tugas, bobot, dan tanggal rencana. Tanpa bobot, progres fisik proyek tetap nol dan laporan kehilangan peringatan dininya.
- Isi tab Daftar Anggaran per akun biaya. Tanpa anggaran, laporan Anggaran vs Realisasi tetap menampilkan realisasi, tapi tidak ada serapan yang bisa dihitung.
- Mulai mengisi field Proyek di dokumen: permintaan/order pembelian, pembelian, Persediaan Keluar, penjualan, dan jurnal.
- Perbarui progres tiap tugas WBS secara berkala - itu satu-satunya angka di modul ini yang harus diisi orang.
- Baca Dashboard Proyek harian, dan Anggaran vs Realisasi saat menyetujui pengeluaran berikutnya.
Kalau Tenant Tidak Memakai Paket Akuntansi
- Tanpa buku besar tidak ada laba rugi. Untuk itu ada Laba Kotor per Proyek, dihitung dari dokumen penjualan dikurangi dokumen pembelian per proyek.
- Angkanya bukan laba rugi: tidak memperhitungkan beban operasional, pajak, atau nilai material yang belum terpakai. Judul laporannya memang "laba kotor" dan tidak boleh dibaca sebagai laba bersih.
- Anggaran vs Realisasi dan Laba Rugi per Proyek tetap ada, tapi keduanya membaca jurnal - jadi hanya berisi angka bila jurnalnya terbentuk.
Yang Sengaja Tidak Ada
- Gantt chart dan papan kanban. Progres dari bobot WBS lebih bisa dipertanggungjawabkan daripada kartu yang digeser.
- Dependensi antar tugas dan penjadwalan otomatis.
- Buku biaya proyek tersendiri. Ia pasti berselisih dari laporan keuangan cepat atau lambat, dan begitu selisihnya ditemukan modulnya tidak dipakai lagi.
- Dimensi proyek di POS.
- Penagihan termin, berita acara, angsuran unit, dan timesheet - beserta WIP dan pengakuan pendapatan persentase penyelesaian. Ketiganya menuntut pilihan cara menagih yang berbeda per jenis usaha, dan direncanakan sebagai tahap berikutnya.
- Sistem izin sendiri. Akses menu dan form proyek diatur di master Peran seperti menu lain.